Al jaren neemt het aantal mensen dat thuiswerkt langzaam toe. Sinds het coronavirus zijn intrede heeft gedaan, is het bij veel organisaties zelfs de norm om een of meer dagen thuis te werken. Vergaderen, een brainstorm of kennisuitwisseling kan daardoor niet altijd meer fysiek op dezelfde locatie. Zelfs een vaste ‘vergaderdag’ voor het team is lastiger, aangezien het juist de bedoeling is om aanwezigheid op kantoor te spreiden. Kortom: we zullen eraan moeten wennen dat behoorlijk wat bijeenkomsten online zullen blijven plaatsvinden.
Maar hoe zorg je voor een goede meeting? Er lijken grote risico’s: zoom-fatigue, mensen in de zaal die de online deelnemers vergeten of overstemmen, miscommunicatie en energieslurpende vergaderingen. Gelukkig is een online of hybride vergadering niet gedoemd te mislukken. Draai het eens om: zijn dit eigenlijk geen reële risico’s voor álle vergaderingen? De kunst is allereerst om goede bijeenkomsten te organiseren: online, hybride en natuurlijk ook offline. Maar waar kies je voor?
Als iedereen thuis werkt, is online overleg een logische keuze. Maar wat als de helft van de deelnemers wel op kantoor zit? Sommigen vinden dat online ook dan de beste keuze is, omdat iedereen dan gelijk is en dezelfde mogelijkheden heeft. In veel organisaties zou dat betekenen dat vrijwel elk teamoverleg in het vervolg online is. Dat is wellicht onnodig veel schermtijd voor deelnemers. Dat kan een goede reden zijn voor een hybride bijeenkomst organiseren. Een deel van de mensen is fysiek aanwezig, de overige deelnemers zijn online aanwezig. Een hybride overleg is ultiem flexibel voor deelnemers en legt de autonomie bij de medewerker zelf.
Wat maakt een goede vergadering?
Als je een goede online meeting wilt organiseren, dan biedt de meeting science concrete handvatten1. Een paar belangrijke adviezen die je juist online en hybride goed kunt gebruiken.
- De juiste deelnemers (maar vooral niet teveel): hoe meer mensen, hoe minder tijd om iedereen aan bod te laten komen. Zorg dat je alleen mensen uitnodigt die een waardevolle bijdrage kunnen leveren. Het voordeel van online en hybride overleg is dat het toegankelijker is. Thuiswerkdag, reistijd of fysieke beperking zijn geen bezwaar voor deelname.
- Faciliteer interactie: in een goede vergadering worden alle deelnemers gestimuleerd worden hun bijdrage te leveren. Een voordeel: het verschil tussen extraverte en introverte deelnemers lijkt kleiner te worden bij een online overleg. Zorg voor interactie door uitnodigende vragen, mensen de beurt geven en het gebruik van breakout rooms voor gesprekken in subgroepen. Door de chat of een gedeeld whiteboard te gebruiken kan iedereen ook makkelijker een bijdrage leveren.
- Verbinding: een risico van online werken is dat het onpersoonlijker voelt. Smalltalk voorafgaand aan de vergadering zorgt dat mensen de meeting als effectiever waarderen. En goede relaties met je collega’s zorgen voor meer werkplezier. Zorg er dus voor dat je niet alleen efficiënt probeert te vergaderen. Plan tijd in om gewoon bij te praten. En start de vergadering met tien minuten in kleine groepjes praten over hoe het gaat. Laat bij een hybride vergadering iemand op kantoor videobellen met iemand op afstand, zodat mensen elkaar nog spreken.
- Positieve sfeer en energiebeheer: vergaderen gaat beter én is leuker als de sfeer positief is. Probeer negatieve spiralen te voorkomen, waarin kritiek gepareerd wordt met kritiek. Zorg bijvoorbeeld voor vragen en agendapunten die gericht zijn op samen verbeteren. Dat draagt al bij aan meer energie, maar online vergt vaak meer concentratie. Dat kun je verhelpen door afwisseling, pauzes en bewegen. Handel niet elk agendapuntje af met een rondje, maar varieer met een stille brainstorm, vragen stellen via de chat, samen tekenen op een gedeeld whiteboard of een dieptegesprek in tweetallen waarbij men het scherm even uitzet. Hou samen in de gaten wanneer jullie pauze nodig hebben. Spreek af dat iedereen dan echt even het scherm uitzet. Liefst beweegt iedereen: doe wat rek- en strekoefeningen of voer dat dieptegesprek wandelend. Of kies een speelse oefening: laat elke pauze iemand een kleur noemen. In vijf minuten tijd moet iedereen een voorwerp van die kleur in huis vinden en kort vertellen waarom dat object toepasselijk is bij het thema van de vergadering.
Praktische tips voor een online en hybride overleg
Een goed overleg begint met de juiste techniek. Gelukkig kan dat ook heel betaalbaar. Voor een online bijeenkomst is het vaak voldoende als iedereen een gemiddelde laptop en internetverbinding heeft. Voor een hybride bijeenkomst is het slim om een goede microfoon, camera en groot scherm te gebruiken. Uitgebreide software kan waardevol zijn, maar een betaalbaar en eenvoudig programma voor videobellen is een prima start. Vaak biedt zo’n programma ook een chatfunctie of een gedeeld whiteboardfunctie, waardoor je nog meer interactie kunt faciliteren.
Daarnaast kun je goed gebruik maken van werkvormen, handige, duidelijke manieren om een stukje van het overleg te doen. Een werkvorm lijkt misschien wat schools, maar we doen het continu. Een typische verjaardag in een kringetje is een ‘werkvorm’ die maakt dat er vooral een plenair gesprek wordt gevoerd. Als je op je feestje borreltafels neerzet en de hapjes en drankjes op een centrale plek, dan stimuleer je waarschijnlijk dat mensen gesprekken aangaan, doordat ze vaker heen en weer lopen. Zo kun je ook werkvormen gebruiken in je vergadering om het gesprek effectief en prettig te laten verlopen. Enkele voorbeelden die je direct online kunt gebruiken.
- Check-in rondje: vraag bij de start van de vergadering hoe het met iedereen gaat. Vraag mensen om een voor een antwoord te geven in enkele zinnen. Wijs iemand aan om te beginnen. Als diegene klaar is, wijst ze de volgende persoon aan. Zo zorg je dat iedereen direct aan het woord is geweest. Zo check je de techniek en verlaag je de drempel om weer wat te zeggen. Bovendien kan iedereen van elkaar horen hoe het ermee gaat: dat zorgt voor verbinding.
- Online brainstormen: individueel brainstormen zorgt per persoon voor méér originele ideeën dan brainstormen in een groep. Dat kun je goed benutten én combineren met de positieve sfeer en energie van een gezamenlijke brainstorm. Begin met een vraag waarover je wil brainstormen. Laat vervolgens iedereen ideeën bedenken. Men kan dat delen via de chatfunctie of een gedeeld whiteboard. Na een paar minuten leest iedereen de ideeën door. Vervolgens kun je nog een of twee van zulke brainstormrondes doen, waarbij deelnemers kunnen door associëren op de gedeelde ideeën.
- Getrapt meningen delen: in een discussie wil je dat alle argumenten op tafel komen én dat iedereen zich gehoord voelt. Begin deze werkvorm met breakout rooms van zo’n drie personen. Elk groepje wisselt gedachtes en meningen uit, waarbij het niet nodig is om de ander te overtuigen. Tot slot vat elk groepje de belangrijkste argumenten die ze hebben besproken samen. In de plenaire groep worden de argumenten verzameld: een voor een noemen de groepjes hun samenvatting op. Zorg dat iemand de argumenten bijhoudt op een gedeeld scherm zodat iedereen het kan zien. Deze aanpak is een goede manier om ieders mening de ruimte te geven, zonder onnodig in herhaling te vallen doordat de argumenten zichtbaar worden bijgehouden.
Deze werkvormen zijn online en hybride goed bruikbaar. Een hybride overleg zorgt voor een extra uitdaging: eigenlijk voer je twee parallelle bijeenkomsten, eentje in de zaal en eentje online. Zorg dat er voor beide groepen iemand verantwoordelijk is. Diegene houdt in de gaten of er vragen zijn, of de energie goed is en of het duidelijk is waar jullie mee bezig zijn. Online deelnemers hebben wellicht de grap niet door. Of mensen in de vergaderzaal kunnen niet zo makkelijk bijdragen via de chat of op het digitale whiteboard. Ook leuk: koppel elke deelnemer in de zaal als buddy aan iemand online. Zo’n tweetal kan elkaar informeren en assisteren. Voor een goed hybride overleg moet je doorgaans vooral de online deelnemer extra stimuleren. Als er dus tegelijkertijd iemand online en iemand in de zaal wat wil zeggen, geef dan altijd voorrang aan degene op afstand. Elke keer als je dat niet doet, loop je het risico dat online deelnemers zich minder betrokken voelen.
Tot slot
De komende jaren zullen mensen, teams en organisaties leren wat goed werkt. Misschien vergaderen we straks veel minder en hebben we alleen nog gericht overleg in kleine groepjes. Of krijgt iedereen nog meer vergaderingen dan vroeger in de agenda? Iedereen kan immers vanaf elke locatie deelnemen. Het is een tijd om te experimenteren en te leren van de eigen ervaring en best practices van elders. Een goed team heeft niet zozeer de ‘beste’ aanpak voor nu, maar leert en ontwikkelt samen. Ter afsluiting twee vragen om daar direct mee te beginnen: wat werkt al goed in onze vergaderingen? En wat zou er beter (efficiënter, leuker, …) kunnen?
Vergader ze!
Over de auteur: Matthijs Steeneveld
Dit artikel en de beschreven werkvormen zijn gebaseerd op het boek ‘HYBRIDE: hoe je interactieve bijeenkomsten organiseert. Van vergadering tot training, online en offline.’ Dit boek (verschijning september 2020) bundelt kennis en ervaring over hoe je een goede vergadering opzet, een keuzehulp voor offline, online of hybride bijeenkomsten en praktische werkvormen voor online overleg, van brainstorm tot besluitvorming. Meer lezen en bestellen kan via www.msteeneveld.nl/product/hybride/
Matthijs Steeneveld is organisatiepsycholoog, werkt met teams en organisaties aan sterke kanten, organisatieontwikkeling en het faciliteren van goede bijeenkomsten. Matthijs schreef eerder o.a. 'Appreciative Inquiry: waarderende werkvormen voor trainers, teamcoaches en veranderaars' (Boom , 2020).
1 Lehmann-Willenbrock, N., Rogelberg, S.G., Allen, J.A., & Kello, J. E. (2018). The critical importance of meetings to leader and organizational success: Evidence-based insights and implications for key stakeholders. Organizational Dynamics, 47, 32-36.
